AVG en Accend

Het zal u niet ontgaan zijn dat vanaf 25 mei 2018 de Algemene Verordening Gegevensbescherming van toepassing is. Onder de AVG is het niet toegestaan zomaar persoonsgegevens te verwerken. De AVG zorgt er onder meer voor versterking en uitbreiding van privacyrechten en meer verantwoordelijkheden voor organisaties. Hieronder volgt informatie die voor u van belang kan zijn als gegevens van u verwerkt worden door Accend of een Sub-verwerker hiervan.

De verwerkers­overeen­komst

Accountants hebben zonder uitzondering vanaf 25 mei te maken de nieuwe Europese privacywetgeving (AVG/GDPR). Wat dat precies betekent voor de dagelijkse praktijk, hangt voor een groot deel af van een belangrijke factor: of de accountant tijdens een opdracht de rol van externe verwerker of die van verwerkings­verant­woordelijke aanneemt.

In het algemeen: personen krijgen met de AVG meer mogelijk­heden om voor zichzelf op te komen bij de verwerking van hun gegevens door bijvoorbeeld een accountant. Hierbij moet u onder andere denken aan persoonsgegevens zoals uw geboortedatum en/of uw adresgegevens. Een belangrijk punt hierbij is de 'verwerkers­overeen­komst'. Besteedt u het verwerken van persoonsgegevens, zoals bijvoorbeeld het verzorgen van de financiële administratie en salarisadministratie uit aan Accend dan maken we hier samen afspraken over en leggen we deze vast. Zodat uw gegevens goed beschermd blijven en alleen verwerkt worden zoals de wet dat voorschrijft. Dat geldt ook als Accend voor u de aangiften omzetbelasting en vennootschapsbelasting verzorgd.

Het aanwezig zijn van een verwerkers­overeen­komst is dus afhankelijk wat de rol van de account is. Er zijn twee situaties te onderscheiden:

• Verwerkings­verant­woordelijke
• Verwerker

Verwerkers­verantwoordelijke

De verwerkings­verantwoordelijke bepaalt de manier waarop de verwerking plaatsvindt, en voor welk doel dat gebeurt. Hiervoor is uiteraard toestemming nodig van de betrokkene, maar de verwerkings­verant­woordelijke heeft in dit proces als het ware de leiding. Hij/zij is dan ook hoofd­verantwoordelijk voor een goede, compliant verwerking van persoonsgegevens.

Een accountant is verwerkings­verant­woordelijke op het moment dat hij/zij (of in zijn algemeenheid: het accountantskantoor) in zekere zin de regels van de verwerking zelf bepaalt en afstemt met de betrokkenen. Het samenstellen (uitvoeren samenstellingsopdracht) van de jaarrekening valt hier bijvoorbeeld onder.

Verwerker

Heeft de accountant de rol van verwerker, dan bepaalt niet de accountant, maar u als klant hoe de verwerking plaatsvindt, en blijft u als klant van de accountant eindverantwoordelijk voor een deugdelijk verwerkingsproces. De verwerker moet hierbij strikt de instructies opvolgen die de verantwoordelijke heeft gegeven. Deze instructies en afspraken worden vastgelegd in een zogeheten verwerkers­overeen­komst.

Bij het samenstellen van de jaarrekening treedt een accountant niet op als externe verwerker. Dan zou hij/zij zich immers moeten houden aan de regels en afspraken die de klant hem oplegt. Dat schaadt de onafhankelijke positie die van de accountant wordt verlangd. Toch kan het wel degelijk voorkomen dat accountants werkzaamheden uitvoeren in de rol van verwerker. Bijvoorbeeld op het moment dat hij/zij de salarisadministratie uitvoert voor een klant. Kortom: in de gevallen waar een accountant gedetailleerde instructies uitvoert in opdracht van de klant, treedt de accountant op als externe verwerker.

Veel accountants krijgen ook te maken met externe verwerkers bijvoorbeeld bij uitbesteding van werkzaamheden. Ook met hen moeten zij een verwerkers­overeen­komst afsluiten.

Accend en haar relaties

De volgende situaties zijn mogelijk:

• De klant is verantwoordelijke en Accend is verwerker

  Bent u als klant de 'verwerkings­verant­woordelijke' en is Accend of een Sub-verwerker van haar de 'verwerker', dan zal ik u een verwerkers­overeen­komst aanbieden. In deze overeenkomst staat onder andere welke gegevens voor u worden verwerkt en onder welke voorwaarden.

• De klant is verantwoordelijke en Accend is verantwoordelijke

  Indien zowel u als klant, alsook Accend (verwerkings)­verant­woordelijke zijn, is een verwerkers­overeen­komst niet nodig. Dit is het geval wanneer Accend bijvoorbeeld voor u de jaarrekening samenstelt.

Privacyverklaring en voorwaarden

Op de website zijn een privacyverklaring en voorwaarden gepubliceerd waarin u terug kan vinden hoe met uw data wordt omgegaan.